Advertisements

How to Scale Your Health and Wellness Business Using Systems and Processes

Advertisements

Как индивидуальному предпринимателю или владельцу малого бизнеса в индустрии здоровья и хорошего самочувствия, отмечать кажущиеся бесконечными ежедневные задачи — от привлечения потенциальных клиентов до регистрации клиентов и фактического коучинга до выставления счетов — достаточно сложно; с ограниченным временем, которое у вас есть, создание (или точная настройка существующих) систем и процессов, вероятно, находится в конце вашего списка приоритетов.

Кроме того, разве системы и процессы не подходят больше для крупных компаний (например, Google, McDonald’s, Amazon) с тысячами или миллионами сотрудников? Ответ: нет.

Системы и процессы ценны для всех предприятий, независимо от их размера.

Advertisements

Если все сделано правильно, они могут помочь вам отвлечься от повседневных рутинных задач и сосредоточиться на важных делах, которые быстро расширят ваш бизнес и доходы.

В этой статье вы узнаете, что такое системы и процессы, какие конкретные преимущества они могут принести вашему бизнесу в области здравоохранения и хорошего самочувствия и, что наиболее важно, как именно вам следует создавать и внедрять эффективные, действенные системы и процессы.

Advertisements

Что такое «системы и процессы»?

Хотя системы и процессы часто используются взаимозаменяемо, это разные понятия. Уточним: система — это набор процессов, инструментов, людей и стратегий, которые работают вместе для решения проблемы или достижения бизнес-цели.

Возьмем, к примеру, ваш электронный маркетинг. Ваша система может выглядеть так:

Advertisements
  • Процессы: Разработайте календарь контента, набросайте электронные письма и создайте автоматизированные воронки продаж.
  • Инструменты: Платформа календаря контента (например, Трелло, Совместное расписаниеили же Асана), текстовый процессор (например, Microsoft Word 365, Гугл документыили Apple Pages), службу маркетинга по электронной почте (например, КонвертироватьKit, Капатьили же мэйлчимп)
  • Люди: Вы (если вы индивидуальный предприниматель)
  • Стратегии: Ваше внимание сосредоточено на коротком, поддающемся сканированию содержимом электронной почты, чтобы привлечь внимание читателя, чтобы ваши ключевые сообщения были прочитаны и запомнены.

С другой стороны, процессы относятся ко всем шагам, которые вы предпринимаете для выполнения задачи. Например, вот шаги, которые вы можете предпринять для разработки календаря содержимого электронной почты:

  1. Исследуйте актуальные отраслевые темы.
  2. Просмотрите часто задаваемые вопросы от клиентов.
  3. Перечислите восемь тем электронной почты.
  4. Вставьте их в свою платформу календаря контента вместе с датами их публикации.

Нижняя линия? Каждый раз, когда у вас есть определенный способ работы в вашем бизнесе (например, работа с клиентами), это само по себе является системой. И, скорее всего, в вашем бизнесе уже установлено и работает множество систем, даже не осознавая этого.

Преимущества систем и процессов для бизнеса (если все сделано правильно)

Но вот в чем дело: не все системы и процессы помогают вашему бизнесу.

Advertisements

В частности, некоторые системы могут быть ненужными, контрпродуктивными, чрезмерно дорогими или занимающими слишком много времени — в конечном итоге это означает, что вы в конечном итоге делаете больше, но с меньшими результатами. В результате вы можете в конечном итоге оказаться выгоревшим, подавленным и истощенным.

Сравните это с эффективными, действенными системами, которые разбивают задачи на задокументированные, повторяемые, пошаговые процессы, которые помогают вам:

  • Повышение производительности: Когда все продумано, вам не придется изобретать велосипед каждый раз, когда вам нужно что-то сделать, что поможет вам сделать больше за меньшее время.
  • Обеспечьте постоянный опыт: Попрощайтесь с тем, чтобы забыть о планирование сеансов регистрации с клиентами или сбора оплаты. Хорошо задокументированные системы и процессы позволяют создавать единообразный опыт для всех потенциальных и существующих клиентов, повышая их лояльность.
  • Масштабируйте свой бизнес: Часто существует прямая зависимость между количеством эффективных систем, работающих в вашем бизнесе, и количеством времени, которое вы тратите на создание новых продуктов и услуг, ориентированных на разные сегменты клиентов (например, переход на персональные онлайн-тренировки как Сертифицированный персональный тренер), поэтому вы увеличиваете свой доход.
  • Снижение трудозатрат: Готовы начать нанимать (или уже руководите командой)? Хорошо задокументированные системы и процессы помогают даже новым сотрудникам взяться за дело, поскольку у них есть установленный, недвусмысленный способ работы. Это означает, что вы потратите меньше времени (и денег) на обучение новых сотрудников, контроль за их работой и запрос на внесение изменений.
See also  Hospices Have Become Big Business for Private Equity Firms

Как создать работающие системы и процессы

Повторить: При наличии правильных систем вы повысите производительность, снизите стресс, сможете лучше сосредоточиться на работе, приносящей доход, и увеличите размер прибыли.

Advertisements

Теперь единственный вопрос: Как именно вы подходите к созданию наиболее упорядоченных, эффективных и действенных систем и процессов, основанных на ваших бизнес-целях? Есть четыре шага к нему.

#1: Документируйте все, что вы делаете

Первым шагом является документирование всех действий, которые вы делаете для ведения своего бизнеса.

Это могут быть задачи, которые вы выполняете регулярно (например, участие в звонках для выявления клиентов, публикация сообщений в блогах, отправка счетов-фактур) или одно действие, которое, как вы думаете, вы, вероятно, будете повторять в будущем (например, написание электронной книги, предложение бесплатных пробных версий). или запуск нового предложения услуг).

Вот подсказка: Вместо того, чтобы пытаться вспомнить все, что вы делаете для своего бизнеса за один присест, проведите свой день как обычно в течение недели и записывайте все, что вы делаете. Таким образом, вы с меньшей вероятностью забудете что-то важное.

Чтобы сделать ваши системы более структурированными, рассмотрите возможность классификации вашей деятельности с точки зрения бизнес-функций:

  • Операции: Это действия, которые вы выполняете для управления «внутренней работой» вашего бизнеса. Примеры включают постановку бизнес-целей, управление электронной почтой и обслуживание личного веб-сайта.
  • Продажи и маркетинг: Это действия, которые вы делаете для привлечения и конвертации клиентов. Примеры включают контент-маркетингавтоматизированные воронки продаж и запуск продуктов.
  • Финансы: Все, что связано с деньгами, включая выставление счетов клиентам, оплату труда сотрудников и т. подача налогов.

# 2: Разбейте каждое действие

Когда у вас есть список действий (т. е. систем), необходимых для функционирования вашего бизнеса, разбейте каждое из них в соответствии с процессами, инструментами и людьми, необходимыми для его выполнения от начала до конца:

  • Процесс: Пошаговая последовательность действий
  • Инструменты: Необходимые устройства, приложения или программное обеспечение, которое вы используете
  • Люди: Лицо (или люди), ответственные за каждый этап процесса
  • Стратегии: Тактика, советы или методы, которые вы используете

№ 3: Ищите способы улучшить свои системы

Прежде чем приступить к капитальному ремонту каждой системы в вашем бизнесе, знайте это. Вы хотите преобразовать систему только в том случае — и только в том случае — если это даст вам значительное стратегическое преимущество. Итак, когда вы оцениваете потенциальные изменения, спросите себя:

  • Принесет ли это непосредственную пользу клиентам?
  • Будет ли это проще и эффективнее для меня (и моей команды)?
  • Снизит ли это расходы?
  • Увеличит ли это выручку и/или размер прибыли?

Если вы не собираетесь заниматься одной из этих вещей, вам, вероятно, следует оставить эту систему как есть и сосредоточить свое внимание на чем-то другом.

Но как только вы определили бизнес-систему, которая является хорошим кандидатом на капитальный ремонт, одна из самых важных вещей, которые нужно сделать, — это определить, с чего вы начинаете (т. е. исходный уровень) и где вы надеетесь закончить.

Именно здесь вступают в действие ключевые показатели эффективности (KPI), такие как выручка, расходы, размер прибыли, конверсия продаж и другие финансовые показатели.

Как улучшить вашу систему

Затем, получив желаемые результаты или результаты, используйте следующую структуру для мозгового штурма способов улучшения вашей системы:

  1. Удалить: Что вы можете исключить из системы, потому что процессы, инструменты, люди или стратегии отнимают много времени, являются ненужными, избыточными, более неактуальными или непродуктивными? Например, действительно ли вам нужно платить за премиальный бухгалтерский инструмент, если вы используете только его самые основные функции (которые вы могли бы легко получить из другого бесплатного инструмента)?
  2. Отложить: Какие аспекты системы могут быть полезны, но не являются частью системы прямо сейчас? Например, переход на более дорогое программное обеспечение для маркетинга по электронной почте, которое дает вам доступ к таким функциям, как предварительно созданные рабочие процессы автоматизации, сплит-тестирование, отчеты о производительности и push-уведомления по SMS, может показаться хорошей идеей, но вы вряд ли увидите положительные (или надежные) результаты с небольшим количеством подписчиков.
  3. Автоматизировать: Какие задачи вы можете автоматизировать с помощью программного обеспечения, приложений или других инструментов? А Отчет McKinsey за 2017 г. по производительности и автоматизации предполагает, что около 60% всех профессий имеют по крайней мере 30% основных видов деятельности, которые можно автоматизировать. Например, некоторые из лучшие приложения и программы для персональных тренировок может помочь вам управлять административными задачами (например, бронирование клиентов), обработкой платежей и программами тренировок клиентов — все в одном централизованном месте.
  4. Делегат: Какие задачи мешают вам максимально использовать свое время, энергию, навыки и опыт (например, погоня за клиентами за платежами)? Какие задачи вам не нравятся (например, индивидуальное пролистывание форм обратной связи)? Часто это задачи, которые вы должны делегировать или отдать на аутсорсинг другим (по возможности).
  5. Объединить: Можно ли объединить ваши задачи или сгруппировать их, чтобы выполнять их быстрее? Например, просмотр часто задаваемых вопросов в ваших сообщениях в социальных сетях может помочь вам найти множество идей для потенциальных тем сообщений в блоге.
See also  Different Kinds Of Headaches You Should Know About

# 4: Разверните, оцените и доработайте

Вы определили бизнес-систему, которую следует пересмотреть, определили свой идеальный результат и разработали план улучшения ее процессов. Теперь пришло время реализовать.

И хотя может возникнуть соблазн подумать, что «миссия выполнена» и похлопать себя по спине за хорошо выполненную работу, как только новая система введена в действие, вам следует потратить время на ее оценку. Если у вас есть команда, убедитесь, что они знают, что ваш новый бизнес-процесс не высечен на камне, и вы приветствуете честные отзывы об изменениях.

Вы и ваша команда (где применимо) должны подумать над следующими вопросами:

  • Решила ли новая система проблему или достигла цели?
  • Какие улучшения можно отнести к новой системе?
  • Если улучшения не было, то в чем причина? Как вы можете исправить ситуацию или, возможно, вернуться к тому, как все было?

При необходимости возвращайтесь к чертежной доске и продолжайте настраивать и совершенствовать свою систему.

И это ваша первая перестройка системы. Теперь не забудьте повторить процесс с другой системой:

  1. Просмотрите список потенциальных бизнес-систем.
  2. Выберите одну из них с максимальным потенциалом (например, с наиболее значительным влиянием на размер вашей прибыли) и создайте новую систему.
  3. Протестируйте систему в своем бизнесе и доработайте ее, чтобы устранить любые узкие места, сбои и сбои.
  4. Повторите процесс снова.

# 5: Храните свои бизнес-системы в безопасном месте

К этому моменту вы задокументируете как минимум дюжину систем, которые помогут вашему бизнесу работать как хорошо смазанная машина.

Представьте, если бы вы потеряли их, потому что написали их на случайных стикерах и клочках бумаги. Помимо пустой траты времени, вы можете потерять ценную информацию из-за того, что забыли свои системы.

Чтобы предотвратить эту катастрофу, вы должны документировать все системы — то есть все процессы, инструменты, людей и стратегии — с помощью организованных, хорошо разработанных инструментов.

Примеры включают Эверноут, Одна нота, Гугл Диск, Асана, Треллоа также Понятие.

Если вы используете более одной платформы (например, вы используете Asana для хранения контрольных списков процессов), убедитесь, что вы настроили одну центральную справочную точку со ссылками на всю другую соответствующую документацию. Да: это означает, что вам следует рассмотреть возможность использования платформ, которые хорошо работают вместе.

Еда на вынос

Создание правильных систем для поддержки вашего бизнеса может быть невероятно полезным.

Они позволяют вам выполнять свои операции плавно и эффективно, высвобождая драгоценное время, которое вы могли бы потратить на что-то другое.

Настройка новых систем и точная настройка существующих требуют времени и усилий, но все это того стоит, когда все вместе работает на вас.

Новый призыв к действию

использованная литература

Advertisements

Leave a Reply

Your email address will not be published.